Durante o tempo em que prestei serviços para uma empresa de São Paulo, um dos desafios diários era identificar as tarefas consideradas "importantes" e as consideradas "urgentes". Primeiro tive que aprender a diferenciar um termo do outro. E foi, aí, que descobri a Matriz de Eisenhower, criada pelo general Dwight Eisenhower, responsável por formular os planos gerais da estratégia dos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial.
Com a matriz, é possível dar prioridade ao que é realmente necessário e gerenciar melhor o tempo. O método ficou famoso pela seguinte frase do general: "O importante é raramente urgente. E o urgente é raramente importante".
Ainda está confuso? Então vamos lá: a matriz de Eisenhower identifica as atividades que devem ser realizadas de acordo com os itens "importância" e "urgência" considerando:
- Importante: atividades com prazo para serem realizadas e que trazem resultados a curto, médio e longo prazo.
- Urgente: atividades realizadas com pressa, cujo tempo é curto ou já se esgotou.
Em outras palavras:
- Importante: Planeje.
- Urgente: Faça agora.
- No primeiro quadrante: Tarefas importantes e urgentes. São as que mais preocupam, pois normalmente envolvem pressão e resultados. Precisam ser feitas o mais rápido possível, uma vez que não há tempo para adiar. O jeito é fazer imediatamente.
- No segundo quadrante: Tarefas não importantes e urgentes. São as tarefas que necessitam ser feitas com certa pressa e que podem ser delegadas.
- No terceiro quadrante: Tarefas importantes e não urgentes. São as tarefas que exigem mais atenção e qualidade. É possível dedicar um pouco mais de tempo no planejamento, mas sem perder os prazos, para não cair no primeiro quadrante. Uma boa estratégia é agendar a atividade.
- No quarto quadrante: Não importantes e não urgentes. São as tarefas irrelevantes ou improdutivas. Podem ser eliminadas ou adiadas sem problemas.
Fonte: Benfatto
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